«Todos los indicadores coinciden en que debemos despedirnos a corto y medio plazo de eventos masivos donde no es posible mantener el distanciamiento social”.
“Tenemos que organizar actos sin poner en peligro la seguridad de los asistentes y del personal que trabaje en la organización”
Los días vividos de confinamiento estricto nos ha servido a muchos profesionales del protocolo y organización de actos, para ir asumiendo los cambios que nos llegan, tras la profunda crisis sanitaria y económica que estamos viviendo. Una reflexión que necesariamente se conecta con el enriquecedor debate que estamos manteniendo por vía telemática semanalmente, más de trescientos profesionales de toda España y de países latinoamericanos. En las siete sesiones vividas hasta ahora más de mil trescientos asistentes.
Después de leer un buen número de artículos de opinión sobre los numerosos cambios que nos va traer esta pandemia, mucho consideraran que los de protocolo queremos darnos más importancia de la debida en el inmenso panorama de problemas de todo tipo que afrontamos. Por el contrario, sin pretender ser pretencioso, considero que nuestra preparación y experiencia, nos ponen en la posición adecuada para aportar la sensatez, no exenta de creatividad, necesaria para afrontar la organización de los actos que nos van a llegar en breve. No podemos olvidar que el protocolo y la organización de actos se ha convertido en una potente herramienta de comunicación que sirve para reflejar fielmente la vida del municipio y aquí es donde entramos en escena.
No está tan lejano el inicio de año en el que terminábamos de perfilar los objetivos y las actuaciones previstas para este 2020. Pues bien, todo eso no sirve para casi nada. Todo ha cambiado en poco tiempo y ahora las prioridades son otras. En el entorno municipal que me muevo, han tomado el protagonismo los servicios sanitarios, económicos, servicios sociales, conservación y mantenimiento, nuevas tecnologías o seguridad.
En Yecla, se celebraron el pasado año más de seiscientos actos de todo tipo, promovidos en un 60% por el Ayuntamiento y el resto por diversas asociaciones y entidades. Pues bien, esto se acabó. Celebro leer estos días que algunas asociaciones festivas de Yecla, están asumiendo que sus celebraciones “pos-covid” van a tener que replantearse muy seriamente.
Invito a realizar esa reflexión a todas las asociaciones de nuestra ciudad porque no estamos ante una situación pasajera. Todos los indicadores coinciden en que debemos despedirnos a corto y medio plazo de eventos masivos donde no es posible mantener el distanciamiento social. Profesionales de los eventos manifestaban estos días que hasta bien entrado el año 2021 no volveremos a la “normalidad”.
En nuestra ciudad, nos hemos quedado sin Semana Sana, Fiestas de San Isidro y casi seguro sin la Feria de Septiembre. Y toquemos madera para que en otoño no tengamos un rebrote del “bicho” pues la lista de celebraciones festivas posteriores correría un serio peligro.
Porque, además del número de actos, evidentemente, van a cambiar, las medidas de seguridad sanitaria, los formatos, los asistentes, la duración, los objetivos y los presupuestos. Los recortes económicos van a afectar de pleno a los actos institucionales, porque además estaría muy mal visto por la ciudadanía si no fuera así, en unos momentos de fuerte crisis económica. Y de rebote ya están generando un serio perjuicio económico a las empresas externas que se contratan para disponer de personal de apoyo o infraestructuras necesarias para sacar a flote los actos.
Tampoco podemos olvidar que va llevar su tiempo perder el miedo a la relación social más directa. Mascarillas, guantes, distanciamiento social, y medidas higiénicas continuas van a ser también el día a día de los actos que organicemos. Deberemos tener muy en cuenta la limitación del aforo, es decir, la selección de los asistentes.
Las invitaciones se van a enviar en gran medida por correo electrónico o mensaje al móvil. Con todas las recomendaciones pertinentes de cómo deben de comportarse para poder asistir. Actos sencillos y austeros, breves de duración, para evitar estar mucho tiempo en un recinto cerrado. Por tanto, menos protagonistas y menos discursos.
Mejor será asumirlo, interiorizarlo, para recuperar en parte nuestra forma de vivir en sociedad. Todos somos potencialmente portadores asintomáticos del COVID-19, por lo que no conviene relajarnos en las medidas de seguridad sanitaria a adopta. Tenemos que organizar actos sin poner en peligro la seguridad de los asistentes y del personal que trabaje en la organización. Por eso, debemos que transmitir seguridad a todos los participantes y asistentes a los actos.
La utilización de nuevas tecnologías en los actos, la retransmisión en directo por medios telemáticos, ha llegado para quedarse, pero coincido con la opinión de muchos colegas en que no puede sustituir nunca las vivencias de un acto presencial. Como bien se ha señalado, quizás caminamos hacia una combinación entre acto presencial y virtual. Lo vamos a ir comprobando pronto.
Por otra parte, la sociedad ha dado en estas semanas una contundente lección de solidaridad. Siempre he defendido que las instituciones deben tener muy en cuenta a la sociedad en el diseño de nuestros actos. Los acontecimientos vividos en los dos últimos meses han servido para reforzar ese convencimiento. No basta con reconocerles puntualmente lo mucho que han aportado en estos tiempos de pandemia mundial, o para apoyar a todas las familias de los fallecidos o afectados.
Las instituciones deben gestionar sus actos pensando en los efectos que su actividad genera sobre sus ciudadanos, sus empleados, sus comunidades locales, el medioambiente y sobre la sociedad en general. En estos momentos más que nunca, los ciudadanos exigen que los gobiernos se comprometan con la sociedad. La responsabilidad social corporativa se ha revalorizado en estas semanas de forma exponencial. Es lógico que en la estricta selección de actos que sean necesarios realizar en adelante primen aquellos que tengan en cuenta estos objetivos sobre otros muchos, totalmente prescindibles.
Por eso, y aunque la travesía del desierto va ser dura, se necesitan profesionales formados y acreditados para organizar actos institucionales y eventos de todo tipo. No son tiempos para aficionados. Nuestra profesión exige una continua actualización y en estos momentos, no podemos perder la oportunidad de mejorar nuestra especialización en nuevas tecnologías de la comunicación, o seguridad sanitaria, porque se están convirtiendo en determinantes para el futuro.
Por tanto, desde el realismo, seamos moderadamente optimistas. Este país ha salido de situaciones muy graves, y saldremos si somos capaces de trabajar al unísono, porque tenemos recursos para hacerlo. Y contamos con profesionales de protocolo y organización de eventos que están trabajando para hacer frente a los tiempos que nos llegan. Confíen en ellos porque están llamados a revitalizar el sector de los eventos, de notable importancia para ir normalizando poco a poco la vida social y la economía de este país.
Las instituciones deben de saber responder a las reclamaciones de la sociedad que los sustenta. Y en este contexto, los profesionales de protocolo estamos capacitados para replantear las relaciones con la comunidad local, para aportar aire fresco a los actos institucionales, para que de esta forma sigan siendo una herramienta de comunicación esencial en los nuevos tiempos que la pandemia nos ha traído por la vía de urgencia.
Alfonso Yagüe García es director de Comunicación y Protocolo del Ayuntamiento de Yecla
